新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

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この記事でわかること
・新型コロナ感染拡大に伴う在宅ワーク・在宅勤務の現状
・在宅ワーク経験者が語る在宅での働き方とは?
・在宅ワークは一貫性で終わるのか?気になる今後は?
・どのような産業の変化が起こりうるのか
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新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

みゆ@在宅ワーク中
コロナの影響で在宅ワーク中なんだけどさ、なんか仕事が思うように進まなくて…なんかいいやり方ないのかな?

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

ジョー
そうだねぇ~対面で話す機会がなくなってからコミュニケーションするのが難しいよね!1か月くらい続けたオフィス勤務と遜色なく仕事できるようになったよ!

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

みゆ@在宅ワーク中
お!すごいじゃん!上司に相談するタイミングとかなんか難しくて…。ちょっとノウハウ教えてよ!

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

ジョー
おっけい!ぼくは管理者側だけど、実体験をもとに分かりやすくノウハウ共有するね!

2020年4月7日、コロナウィルス感染拡大防止のため、政府より「緊急事態宣言」が発令されました。

「緊急事態宣言」を受けて、対象の7都道府県の各企業を中心に、オフィスを閉鎖して、在宅での勤務に切り替えるなどの対応が進んでいます。

そのような状況の中で、

「業務上のコミュニケーションが難しくて、思うように仕事が進まず結局在宅でも夜遅くまでしている」、「在宅なので勤務時間と休憩時間の垣根がなくなり困っている」、「在宅ワーク憧れていたけど、やっぱりオフィスで仕事したい!いつまで続くの?」というお悩みをもつ人が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、今回はコロナ特集ということで、在宅ワーク中の働き方やコミュニケーションをどうすればいいのか、休憩の取り方などノウハウを共有し、今後の在宅ワークについて説明したいと思います。

在宅ワークの現状

在宅ワーク実施率は意外と低い

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

厚生労働省が 3 月 31 日~4月 1 日にかけて、LINE で実施した第 1 回「新型コロナ対策のための全国調査アンケート」の結果を公表しましたね。

アンケートは、新型コロナウイルス感染予防のためにしていることは何か?というような内容で、「仕事はテレワークにしている」との回答は 、たったの5.6%に留まっており、各企業の対応が遅れていることが如実に表れました。これには、筆者もちょっとびっくりしました。

パーソル総合研究所は、3月23日に新型コロナウイルスによるテレワークへの影響についての調査結果を公表しました。こちらのアンケート結果では、企業のテレワーク実施率は13.2%であることが明らかになりました。テレワークを実施した13.2%のうち、47.8%は現在の会社で初めてテレワークを実施したという結果も同時に明らかになりました。

いずれのアンケート結果でも、テレワークの普及は、まだまだ低水準であることがわかりました。「緊急事態宣言」を受けても、各企業はすぐに受け手を取ることができず、在宅ワークに切り替えて事業を継続することができないというのが現状です。

在宅ワーク中のWeb会議ツール

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

在宅ワークに欠かせないのが、Web会議ツール。在宅ワーク中は、同一の居室で集まって対面で会議をすることができないため、Web会議ツールをパソコンにインストールして、Webを通じて会議を実施します。

Web会議ツールは、いくつか存在するのですが、Microsoftの協業アプリである「Teams」の1日利用者数は、約1,200万増加して、4,400万に到達したそうです!2019年の11月時点では、約2,000万人だったのに対して、約2倍強ですね、凄まじい伸び!

Slackと呼ばれるビジネスチャットアプリも、利用者は約1,250万人まで増え、より長時間Slackを活用するようになったとのこと。

Zoomと呼ばれる画面共有できるWeb会議ツールもここ最近で人気化していますが、セキュリティ問題があるとの指摘で、利用を控えているユーザが多い様子。セキュリティの問題については、Web会議ツールを展開している会社であれば、同じように発生するので、セキュリティ問題が見つかった時に、いかにスピーディーに問題解消してくるのかが最も重要だと考えています。

最近、エンジニア界隈では、セキュリティ問題があるZoomに代わって、仮想ワークスペースであるRemo.coが使われているようになっています。会議画面が、まるでオフィスの図面のようになっていて、テーブルが配置されているのを見ると、ちょっと遊び心があって面白いですね!

いずれのツールを利用した場合でも、対面による直接的なコミュニケーションではないので、思うように仕事が進められないといった問題が顕在化してきます。

在宅ワーク中の働き方・コミュニケーション

では、在宅ワーク中に仕事をうまく進めて、生産性をなるべく下げずに働くのはどうすればいいのでしょうか。

ありがちな問題として、以下のようなものが挙げられます。

<発生する問題>
・仕事とプライベートの切り分けが難しい
・周りに誘惑がたくさんあり、全然集中ができない
・仕事と休憩の管理がうまくできない
・デスクにずっと向かっているため不健康に陥りやすい
・担当の進捗が見えず管理者からするとすごく不安になる

一方で、スタンフォード大学のニコラス・ブルーム教授らの研究結果によれば、適切な在宅ワークを実施することで、生産性は13%も上がるとの結果があります。

1か月以上在宅ワークをしている筆者が、普段意識していることをいくつか紹介したいと思います!

ワークスペースを作って集中しよう

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

1人暮らしに人には、部屋の広さに限界があるかもしれませんが、まずは部屋にあるモノを片付けて、ワークスペースを確保するようにしましょう。直接目から触れる場所にモノを極力置かないことが大切です。

仕事のときは、地べたに座るのではなく、イスに座って姿勢をよくしたいですね。コスパ重視であれば3,000円ちょっとで買えちゃいますよが、どうしても長時間PCに向かい時間が多い場合は、思い切って、2万円くらいのビジネスチェアを買うべきです。

耳や目に余計な情報を入れると、仕事に集中ができなくなります。コロナのニュースが気になるところですが、テレビは消し、音楽を聴くのも避けるようにしましょう。

スマホや携帯電話もワークスペース上の目に見えるところに置くと目障りなので、視界から遠ざけるようにしましょう。家庭をもっている方であれば、家族で勤務時間やルールを確認し合い、不意なコミュニケーションを作らなようにしましょう。会議中に奥さんや旦那さんが写ったりしたら、声が入ってしまったら恥ずかしいですよね。

これだけ守れば、集中力は格段に上がると思いますので、心当たりがある人は、ぜひ明日から取り組んでみてください!

管理面の工夫

部署単位やプロジェクト単位、チーム単位で、在宅ワークにおけるルールを作っておきましょう。

例えば、勤務開始・終了、残業時間はメールやチャットする。その際にその日の出来事を一言(今日はマスク手に入りました!など)入れるとよいかもしれません。業務終了時には、メンバの進捗が見えるように、日報をメールで共有してもらうとよいでしょう。

メンバが少なければ、日報をベースに朝会を30分間やるのも効率的です。筆者もメンバと毎日やっていますが、その日の作業予定と、どこまでその作業が進みそうかの着地を事前に確認しています。翌日の朝会で宣言通りまたは計画通りに進捗しているのであれば、何もしないですが、想定より遅れている場合は、原因を深く掘り下げていくようにしましょう。

管理者がメンバからメール添付されたファイルで作業結果を確認するときに、会話しないとわからなそうと判断した場合は、事前にWeb会議ツールを活用して、会議の調整をしましょう。メールダラダラと書くのは、非効率だしメールだと伝わらない表現が多々あります。画面共有すれば、マウスや電子ペンで指し示すことで、効率的に確認することができます。

お互い在宅ワークだと、管理者だけにコミュニケーションが集中することが多いので、メンバに作業指示する場合は、対面で指示するときよりも、手厚く指示するようにしましょう。

Web会議での工夫

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

効率的に仕事を進めるためには、Web会議が必須ですが、顔の見えない相手とコミュニケーションするので、いくつか工夫することがあります。以下の5つを意識することで会議の効率がグッとあがります!

工夫すべきこと5か条

・資料を使う場合は、事前に共有して目を通してもらう
・会議の冒頭で必ず、目的とゴールを共有し、ポイントを絞って説明する
・発言しないときは、音声はミュートにする
・明示的に確認してもらいたいときは名指しで呼んでみる
・クリアな音声を保つための機器を準備する
順に説明します。
1つ目。資料を使う場合は、事前に共有して目を通してもらう。対面であれば、確認してもらいたい相手の様子を伺うことができるのですが、Web会議はそうはいきませんよね。効率的に会議を進めるためには、半日前を目安に資料を共有しておきましょう。
2つ目。会議の冒頭で必ず、目的とゴールを共有し、ポイントを絞って説明する。いきなり、会議が始まると資料をそのまま説明する人がいますが、会議で何を決めたいのか目的とゴールを明確にしてから、説明をするようにしましょう。
3つ目。発言しないときは、音声はミュートにする。相手の会話を聞いたり、他の人が説明しているときには、周りの音を拾わないように、必ずミュートであることを確認しましょう。
4つ目。明示的に確認してもらいたいときは名指しで呼んでみる。対面であれば、会話のタイミングを見計らって話すことができますが、Web会議だとそれが難しいです。人によっては、何も喋らず会議を終えることもあります。確認を求めたいときは、名指しで呼んでみるのも1つの手です。
5つ目。クリアな音声を保つための機器を準備する。今や100円ショップでイヤホンマイクが買えたりする時代ですが、音声が聞こえない聞き取りづらいと致命的ですよね。ずっと説明してくれている相手に、「音声が小さくて…」「ちょっと途切れて…」など遮断するのもお互い嫌な気分になりますよね。そういった事象を発生させないように、スピーカーやヘッドフォンセットはそれなりのものを用意しましょう。
筆者が使っているJabraのスピーカーフォンは音質もよく、全くトラブルはありません。ヘッドフォンも良いですが、一日会議がある日に、ずっとヘッドフォンをしていると耳が痛くなったりするので注意が必要ですね。ヘッドフォンもJabra使っているので、おすすめです。

オフィスに勤務するときと同じような生活リズムを心掛ける

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

在宅ワーク中になると休日みたいに不規則な生活になっていませんか?

朝はいつも通りに起き身支度をして、オフィスに出勤するかのように住宅周辺をぐるりと一周。目安は最寄り駅までの距離感です。太陽の光を浴びることで集中力も増します。

仕事中は過度な集中を和らげるために、60分~90分に10分程度休憩を取りましょう。その際に飲み物を摂取し、家の中を歩き回ったり、軽くストレッチをすることを心がけましょう。仕事が終わったら、同じように自宅に帰るかのように住宅周辺やコンビニまで歩いて、一日の疲れをリフレッシュしましょう。

 

雑談を入れてみる

普段オフィスで仕事しているときも、1日あたり15分くらいは雑談の時間があるのではないでしょうか。

「おはようございます。」の挨拶から始まり、「昨日の飲み会どうでしたか?」「桜が綺麗に咲いてますね!」などちょっとした雑談がありますよね。在宅ワークの場合、話しかける相手が基本的にいないので、メールやチャットで、いつも通りのコミュニケーションをしてみましょう。

おはようミーティング10分というのもおすすめです。朝はちょっとという場合は、午後一に15分間、みんなで雑談する時間を取ってみると、相手との距離がきっと身近に感じると思います。

このような取り組みは、ぜひ管理者側から積極的にアプローチしましょう。

在宅ワークはいつまで続く?

新型コロナウィルスは、いわゆる冬に流行する季節性のインフルエンザとは異なり、かなり手強いウィルスであると、複数の専門家が指摘しています。

そのようなことから、「コロナが収束して元の生活に戻る」のではなく、「コロナと共存する」時代に突入する可能性が高く、在宅ワークは強制でないにせよ、在宅ワークをベースとした勤務体系が主流になってくるのではと考えています。「コロナと共存する」時代をウィズコロナと呼んでいる人もちらほらいますね。

今回は、突然のコロナ感染拡大だったので、各種のアンケート調査結果にもあるように、受け手がとれない企業が多く、暫定的な作業環境整備に留まっている企業も多くありますが、「コロナと共存する」ことを前提にした場合は、中長期的に、作業環境をしっかり整備していく必要があると考えています。

例えば、お客さんと一緒に仕事しているような人であれば、まるで同じ会社かのように協業できる作業環境を構築すべきかもしれません。そういった環境を構築するためにAmazon Chimeを活用する企業も増えてくると思います。他にも、作業環境を維持するためのインフラやネットワーク、セキュリティの整備が今まで以上に必要となってきます。

産業の変化はどうなる?

新型コロナで相次ぐ在宅ワーク!どのような働き方をすればいいの?今後は?

もっと大きな視野で、「コロナと共存する」時代において、起こりえる産業の変化を最後に見ていきたいと思います。

<大きな変化が起こりそうなTOP5>
・飲食サービス業
・小売業
・金融業
・建設業
・医療業

いずれも共通するのは、「3密(密閉空間、 密集場所、密接場面)の配慮」だと考えています。

順に解説します。

飲食サービス業

店舗構造を見直して、3密を避けるような建物と店舗レイアウトに変更することが予想されます。店舗構造を見直すには、もちろん建設費が発生するので、坪単価の高い都内中心で営業している飲食サービス店は撤退するかもしれませんが、大手飲食・サービスはそういった取り組みが発生しても何ら不思議ではありません。

最近では、コンビニがレジの前にビニールシートを挟んで飛沫感染を防ぐような取り組みがなされましたね。これも1つの取り組みで、密接場面を避けるということですね。

店舗構造の見直しだけではなく、Uber Eatsのようなデリバリーサービスを展開する企業も今後多くなると思います。品物を受け取るときしか相手と接しないので、安心ですよね!

小売業

大型の百貨店・大手スーパーだけでなく、中小さまざまなスーパーやドラッグストアがEC化して、オンライン上で商品を販売するようになることが予想されます。

店員や他の客と接することなく、買い物を楽しむことできるので、多くのユーザ獲得が期待できます。

金融業

小売業全体がEC化されると、次に起こるのはペーパーレス、キャッシュレス化のビジネス支援ですね。ここ数年で○○ペイが様々な企業から提供されていますが、今回を機に新たな決済サービスや、キャッシュレスに対応した店舗が加速度的に増えていくことになるでしょう。

また、外回りで個人営業や法人営業をしている会社員も、リモート化し、Web会議を使用して商談が主流になっていくことも考えられます。

建設業

建築基準法が見直され、3密を考慮した新たな建築基準での施工が始まるでしょう。感染者が多い、東京、大阪は、ただただ土地が狭いため、どうしても建物中に人が密集しやすくなってしまいます。

そういった場を避けるためには、空間やプラスチック素材の見直しをして、新たな建物として生まれ変わる他なりません。

医療業

最後に、医療業。今後も、ますます人の生命に密接に関わってくるため、四方八方から注目されている産業で、複数のプレイヤーが提携し合い、新型コロナウィルスワクチンの開発進めてきます。

新薬の開発だけでなく、コロナウィルスと似たような広がり方をみせている新たな通信規格5Gを活用した予防診断、遠隔診察サービスも開始する日も、そう遠くない未来にやってくるでしょう。病院にかかりつけになるのは誰でもいやですが、ちょっとワクワクしてしまうのは自分だけでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。在宅ワーク中の働き方は参考になりましたか?

職種の都合や会社の都合もあり、まだまだ在宅ワークの普及は低い水準のままですが、オフィスの運営費用を下げられたり、通勤時の負荷をなくしたり、会社・労働者の両面にメリットがあります。

世界的にみても、アメリカの在宅ワーク率は約2割、欧州では約4割になっており、日本は一歩、二歩遅れています。

今回の新型コロナウィルスをきっかけにオフィス出勤・在宅ワークの両方を自由に選択できるワークスタイルが増えるとよいなぁと思っています。

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